できる教師のタイムマネジメント術

目安時間:約 13分

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「日本の教師は世界一忙しい」
時折ニュースで教員の残業や長時間労働が問題になるとこの言葉をよく聞きますね。
 
今日はガッツリ教員向けの記事です。
 
というのも、最近問い合わせで何件か続けて現役の教師の方から「勉強したいとは思ってるけど時間がない・・・」という内容のメールが相次いでいたからです。
 
確かに教師の仕事は責任感も多く多忙です。
なかなか自己研鑽としていつも取り組んでいる業務とは異なる勉強(特別支援や専門外の教科など)をする時間は確保できてないのが現状でしょう。
 
そんな先生のために、少しでも自分の時間を増やせるようなタイムマネジメント術をお伝えできたらと思っています。
 

 

大前提:職員室で井戸端会議を始めない

 
基本的に教師という職業の方は話好きな人が多いです。
それは職業柄仕方がないことなのかもしれませんが、職員室でもずっっっとしゃべり続けている人がいるのも事実です。
 
これから紹介する仕事術を実践する前に、まずはご自身の勤めている学校の職員室の様子を思い浮かべてください。
 
いつも大きな声でずっとしゃべっている先生はいませんか?
もしいないなら、かなりラッキーな職場といえるでしょう。
 
また、17時を回ってから息を吹き返したかのように元気になってみんなにお菓子を配り歩いたり話しかけたりする先生はいませんか?
 
こういう人たちの巻き添えをくらっていては、どれだけ仕事術を実践しようとしてもうまくいかなくなってしまいます。
 
大前提として、職員室は仕事をするスペースであり、話をするスペースではありません。
このことを改めて頭に入れておく必要があります。
 
ただ、立場上(経験年数や年齢などによって)なかなかそういう先輩方との付き合いをスルーすることが難しい、という先生もいるかと思います。
 
そういう先生には、大事な仕事をするときには教室で仕事をすることをおすすめします。
放課後の教室はだれもいないので集中するにはもってこいの時間です。
 
教室で仕事するのが後ろめたい、という人もいますが短時間で集中して仕事を進めるには使わない手はないです。
恥ずかしがったり後ろめたりすることなく、副校長(教頭)先生に「集中して○○の仕事を片付けたいので教室で作業してきます。」と言えば何も気にすることはありません。
 
逆に、恥ずかしがってコソコソ教室に行き、ひっそりと仕事している方が周りから見たら怪しまれてしまいます。
周りはそれほどあなたのことは気にしていません。
堂々とした態度で、仕事に集中できる環境作りを行いましょう。
 

仕事術①:自分の仕事内容を知る

 
学校というのは大きな変革(行事の時期変更や内容変更等)がない限り、ほぼ毎年同じような流れで運営していく組織です。
つまり、大体1年のうち、どの時期にどの仕事をするのか、ということは年度当初に計画をすることができます。
 
ではここで質問です。
「この1年間であなたが担当すると分かっている仕事は何ですか?」
 
この質問をすると、思った以上に多くの先生が明確な答えを出すことができませんでした。
 
担当している校務分掌までは言えても、その中で実際にどんな仕事をどの時期に行うか、ということは明確になっていないことがほとんどでした。
 
その結果、いつも締め切り間近に誰かに担当校務の仕事について話を振られて思い出し、あわてて仕事に取り組む⇒更に残業が増える、というスパイラルに陥っているケースが多数あるようです。
 
まずは、1年間で自分がする仕事は何か、ということを明確にしましょう。
学級の中のことはかなり流動的になる部分もあると思いますが、学校全体に関わる仕事はそれほど流動的ではないと思います。
 
例えば、「運動会の計画は○月までにやる仕事、学校評価は○月まで、来年度の計画は○月まで、そのうち自分が担当する仕事は○○で、○月までにやればよい」
という感じにわかっている状態になると理想的です。
 
箇条書きでも構わないので自分がやることになるであろう仕事をとにかく書き出してみましょう。
それだけでも、次から次へと仕事が降ってくる感覚だったのが、大分落ち着いて処理することができるようになると思います。
 

仕事術②:作業時間を知る

 
「テストの丸つけにかかる時間は何分ですか?」
「連絡帳を記入するのにかかる時間は何分ですか?」
「1時間の授業の準備をするのにかかる時間は何分ですか?」

 
これらの質問に全て明確に答えられる先生は、時間を意識して仕事に取り組むことができていると思われます。
 
しかし、このような時間把握ができていない先生を目にすることがよくあります。
 
自分の作業時間の見積もりができていないため、無理なスケジュールで行動したり、逆に変にぽっかりと穴があく時間があったりと、限られた時間を有効活用することができていないのです。
 
特に、研究授業等の指導案などを作成する場合は、この見積もりをしておかないと、締め切りに間に合わないなんてことにもなりかねません。
 
また、授業等に関わる仕事については時間を把握していても、事務作業(提出書類の作成等)についてはどのくらいの時間が必要か分かっていない、というケースもよくあります。
 
まずは、自分の1日の仕事をタイマーで計って記録してみましょう。
ほぼ全てのスマホにストップウォッチ機能がついているでしょうから、1つ仕事を始める時にスタートを押して、終わったらストップして記録します。
 
これで、1日に行う仕事の内訳とかかる時間を明確にすることができますね。
また、時間を計っているだけで無意識のうちに早く終わらせようという思考が働き、作業に集中できるようになるメリットもあります。
恐らく、今まで時間を意識してなかった人はこれをするだけでも無駄な時間を大幅に削減することができます。
 
作業時間が長くかかるから仕事ができないとか悪いこととか、そういうことを言っているのではありません。
自分が目の前の仕事を1つ終わらせるのに、どれくらいの時間がかかるのか知っておくことが大切なのです。
 
そうすることで、スキマの時間(研究授業の間の待ち時間や会議が始まる前のちょっとした時間)に仕事が捗るようになります。
< b>「今は5分くらい時間があるな。5分あれば○○ができるからそれをやって過ごそう。」という見通しを立てることができるようになるのです。
 

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仕事術③:整理整頓をする

 
教員に限らず、企業でも言われることですが、やはり整理整頓は非常に大切です。
 
特に、学校というのは紙媒体が多く、個人情報もたくさんあります。
 
授業で使うプリントや事務仕事の書類などを適切に管理していないと、余分な時間を多く使ってしまうことになります。
 
1日たった10分探し物に費やすだけで、成人人生のうち3680時間、なんと153日間もの時間を探し物に費やしていることになるのです。
 
これだけの時間があればできることはたくさんありますよね!
ぜひ、適切に整理整頓して無駄な時間をなくすように心がけましょう!
 

整理のコツ①:書類は一度しか触らない

 
書類整理のコツは、一度触ったら行き場を決めてしまう、ということです。
 
これは後で処理しよう、と後回しにするとどんどんそういった書類が増えて膨らんでしまいます。
 
そうならないためにも、配られた書類は一度で行き先を決めることを心がけるようにしましょう。
 
詳しくはまた別記事で更新しますが、簡単に言うと、
< b>・捨てるもの(お知らせなど)
・保管するもの(資料など)
・使うもの(行事計画など)
 
今まで書類の整理を意識したことがない方は、これに従って整理するだけでも随分と変わるはずです。
まずは書類の整理から始めてみましょう。
 

整理のコツ②:クリアデスク

 
仕事が早く、タイムマネジメントの上手い人のほとんどは机がきれいです。
どこに何があるかがすぐ分かり整然としています。
 
仕事が遅い人の多くは机が散らかっていて、書類や本が山積みになっています。
 
この本は読むかもしれないから、、、といって机に置いてるものがあったら即本棚にしまいましょう。
 
実際に読むときに本棚から取ってきても何も問題ありません。
 
常に机がきれいな状態になるよう心がけましょう!
 

仕事術④:優先順位を決める

 
学校の先生を見ていると、これができていない人が非常に多いです。
 
仕事には以下の4つの種類があると言われています。
常日頃からその分類を意識して仕事に取り組んでみてください。
 
1.重要かつ緊急の仕事
(今やるべき仕事)

 
2.重要だが緊急ではない仕事
(あなたがやるべき仕事)
 
3.重要ではないが緊急の仕事
(あなたじゃなくてもよい仕事)
 
4.重要でも緊急でもない仕事
(あなたじゃなくてもよい仕事)
 
日々の仕事を分類し、1番または2番の仕事に注力するようにしましょう。
 
3,4番はうまく他の人の力を借りながらさらっと終わらせるようにしましょう。
 
仕事も授業もメリハリが大事です。
大事なところを落とさないように意識して仕事をしてみてください。
 

仕事術⑤:頼まれた仕事はその場で5分やる

 
最後に紹介するのは、他の人から振られた仕事の対象法。
 
授業の準備をしようと思ってたら突然仕事を振られてとりあえず後回しにしていたらもう締め切り間近、、、。
 
こんな先生の嘆きをよく耳にします。
そうならないためにも、「まず5分やる」ことをおすすめします。
 
とりあえず5分手をつけることで、その仕事がどのくらいの時間がかかるのか、必要なものはなんなのかを把握するのです。
 
そして、そのための計画を立てて、自分の仕事に戻ります。
 
これをすることで、見通しの立たない仕事を生み出さない、ということと、依頼してきた相手に信頼感をもたせることができます。
 
また、意外なほど5分やってみると終わる仕事も多いのです。
 
仕事をため込まないためにもぜひ取り組んでみてください。
 

仕事の方法を工夫して自分の時間を作り出す!

 
「自由な時間は自分で作り出すもの」
かつてこのようにいった人がいます。
厳しい言葉に聞こえるかもしれませんが、仕事の仕方を工夫することで自分の時間を作り出すことができます。
 
そして、その時間で余暇を楽しんだり自己研鑽に励んだりと自分のために時間を使うことができるのです。
 
今後、それぞれの内容についてさらに詳しくご紹介していく予定ですが、まずはここに書かれていることを1つでもいいので実践してみてください。
 
先生方の時間が少しでも有効活用できるよう願っております。
 
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